El propósito de usar láminas
de PowerPoint u otro programa de igual o mejores características, es el de ordenar y
comunicar un contenido de tal modo que facilite y asegure al público su comprensión
y asimilación. Las diapositivas son organizadores visuales con el poder de
suscitar efectos cognitivos si en su diseño y empleo se cumplen criterios técnicos
que favorezcan tanto la metodología de exposición del presentador como la lectura
de su audiencia.
Con más
frecuencia de la que somos capaces de soportar, somos testigos de ponencias,
simposios, talleres, cursos y hasta defensa de tesis de grado en las que los
presentadores dominan ampliamente el contenido de su trabajo, pero presentado con
deficiencias que la mayoría de las veces produce fatiga visual y ruido
cognitivo en los espectadores. Y sea de quince, treinta, cuarenta y cinco o de
sesenta minutos, el resultado casi siempre es el mismo: un 10% del contenido
presentado es recordado la primera hora de finalizada la presentación, para
bajar a un 5% las siguientes cuatro horas, y luego llegar a un 1% las próximas
ocho horas, hasta finalmente extinguirse pasadas doce horas.
Más
importante que el presentador cuente con un soporte visual que le facilite su
trabajo de presentación, es que su audiencia comprenda y asimile el contenido.
Y esto parece olvidarse mayormente cuando se usan las diapositivas como
documento de lectura, en lugar de instrumento de apoyo y guía. Y es lo que
debemos rescatar: en una presentación,
lo importante es la audiencia. De lo contrario, tiene poco sentido que se
realice una exposición con diapositivas.
Si lo que
se busca con la presentación es captar la tención del público, suscitar un
aprendizaje o convencer a la audiencia, entonces hay que ser cuidadosos con el
diseño. Recordando siempre que las presentaciones con diapositivas son solo
para presentar ideas generales y conclusiones amplias. En caso de que esa presentación derive de un trabajo amplio y detallado,
se debe facilitar a la audiencia una vía para obtenerlo. Esto se consigue
dejando datos de contacto en la última lámina. Así quien esté interesado en
profundizar en los detalles del contenido presentado, se pondrá en contacto con
el autor o descargará el documento completo en caso de que éste se encuentre en
un sitio web destinado para tal fin.
Tan
importante es dominar el contenido como el diseño o recurso que se emplee para
transmitirlo. Ambas cosas revelan el profesionalismo del presentador y el interés
que realmente tiene por el trabajo que intenta comunicar.
Lo más importante a tener en
cuenta: la audiencia
El primer y más
importante error que debemos evitar es el de olvidar a quién estamos dirigiendo
nuestra presentación. Tenemos la responsabilidad de exponer resultados, mostrar
contenido o hacer demostraciones pero, fundamentalmente, asegurar que nuestros interlocutores comprendan, recuerden y se
apropien de aquello que les estamos presentando.
Por sencillo que parezca, elaborar una
presentación efectiva requiere de técnica y de mucho tiempo para una adecuada
confección en orden a este propósito. Por más experimentado que pueda ser un
expositor, si no se cuidan las formas clave, se podrían cometer algunas faltas
que es mejor evitar desde un comienzo. Veamos algunas de ellas:
Errores de orden tipográfico
Siguiendo las recomendaciones encontradas en el
artículo 8 errores que debes evitar en unapresentación en powerpoint esto es lo que debemos evitar al elegir la letra para elaborar nuestra
presentación:
1. Descuidar el título de la presentación. El título señala el tema central de la
exposición y el contenido; recoge el propósito de la presentación, enmarca el
discurso del presentador y orienta la atención de la audiencia. Debe ser breve,
pero poderoso, construido con pocas palabras clave. Debe diferenciarse del
resto de las diapositivas con un tipo diferente de letra y de mayor tamaño.
Debe estar visible en la primera diapositiva.
2. Emplear letra muy pequeña. En su lugar se recomienda usar poco texto en
letras más grandes, lo suficiente como para que pueda leerse desde la parte más
alejada de la sala. Para asegurarse de esto, bastaría con trasladarse hasta ese
lugar y verificarlo por cuenta propia.
3. Escribir todo en mayúsculas, negrita o cursiva. Estos son recursos de formato que
deben usarse con prudencia al destacar aspectos importantes. El uso de
mayúsculas sostenidas se entiende como gritos, lo que termina por dificultar la
legibilidad y por lo tanto la comprensión. Se recomienda elegir un tipo de
letra de uso común con el que la audiencia esté familiarizada como Arial, Verdana
o Calibri. Y si es inevitable el uso de la negrita o la cursiva, entonces no
usarla en más de dos palabras en una misma diapositiva.
4. Subrayar todo el texto de una diapositiva. Como de lo que se trata es de
garantizar la legibilidad y por lo tanto la fácil comprensión de lo que se está
informando, el subrayado también debe emplearse con mucha prudencia. Su uso
excesivo sobrecarga los párrafos y letras como la p y la q terminan por
cortarse en la base. En su lugar es preferible valerse de la negrita, la
cursiva o el cambio de color.
5. Cambiar el color del texto sin seguir un
criterio claro. El
color es un elemento poderoso para atraer la atención del público y para
incidir en su memoria, pero debe cambiarse sólo cuando cambie el contenido,
cuando se requiera enfatizar una transición de un bloque de contenido o de un
proceso a otro. Se debe evitar más tres de tres colores diferentes en una misma
diapositiva.
6. Usar caprichosamente varios tipos de letras
en una misma diapositiva o presentación. Las presentaciones son fundamentalmente para
informar, enseñar o transmitir información útil y pertinente, por lo que es
obligatorio mantener la consistencia empleando el mismo tipo de letra. Pero si
no puede evitarse porque la dinámica de la presentación lo requiere, entonces
puede usarse máximo tres tipos distintos. Debe utilizarse letras legibles y con
las que la audiencia esté familiarizada, de preferencia tipos rectilíneos o sin
serif como Arial o Verdana.
7. Fundir el fondo con el texto. Evitar el uso en la diapositiva de
un fondo que absorba o haga ilegible el texto. Siempre hay que dar
predominancia del texto sobre cualquiera sea el fondo que se coloque, sin
obligar al lector a que realice un mayor esfuerzo por identificar y leer el
escrito. Se debe hacer una adecuada y razonable combinación del contraste
fondo-texto.
8. Crear diapositivas parecidas a una lista de
compras. Las listas
o viñetas podrían ser útiles para el presentador más que para su audiencia que
con frecuencia las encuentra monótonas y aburridas. Si necesita presentar
contenido secuenciado, lo más recomendable es la segmentación: una diapositiva
para cada elemento importante. Si la fuerza del texto resulta insuficiente, en
lugar de agregar más éste puede sustituirse por imágenes pertinentes que
recogen mayor contenido, captan la atención y son procesadas de un modo
diferente y más rápido por la mayoría de las personas. Y si aún así se
necesitan listas o viñetas, se debe evitar más de tres por diapositiva y con
texto de no más de una línea.
Errores de orden expositivo
Hay otros errores importantes sobre los que
también conviene llamar la atención para prevenir su ocurrencia. Resumiendo los
planteamientos formulados en el artículo 9 errores más frecuentes en laspresentaciones estos serían los aspectos a tener muy en cuenta para
evitar:
1. No pensar o no tomar en cuenta a la audiencia. Debemos insistir en este aspecto
fundamental. Si hay un público presente, frente a nosotros, es porque alguna
motivación los llevó hasta allí. Y una de nuestras máximas responsabilidades es
satisfacer su necesidad de información o conocimiento sobre el tema que vamos a
presentarles. De aquí se tiene entonces que es nuestro deber indagar sobre las
características, conocimientos e intereses de los potenciales asistentes para
proporcionarles datos relevantes que cubran sus expectativas. Y si se les hace
partícipes de la presentación, mucho mejor.
2. Prepararse poco. Se puede ser un experto y conocer en profundidad el tema a exponer,
pero si no se prepara suficientemente la presentación el resultado podría ser desastroso.
Hay que tomarse en serio esta responsabilidad y planificar cada detalle.
3. Tener poco o nulo control del equipamiento del lugar. Aunque la exposición se vaya a
realizar en un espacio controlado y se cuente con el apoyo de personal técnico,
conviene que se conozca el funcionamiento y se prueben los equipos días antes.
También tener un plan propio de respaldo que podría suponer llevar consigo
cables, extensiones, dispositivos redundantes, documentos en varias versiones
(PDF, DOC, Videos, Audios, etc.).
4. Usar mucho texto. El uso excesivo de texto obliga a la audiencia a realizar una lectura
que agota y disminuye la atención. Se debe priorizar el contenido y hacer uso
correcto de la economía del texto. El contenido visual tiene mayores y mejores
efectos sobre la memoria de las personas y, usándolo con prudencia, se puede
aprovechar sin sacrificar la atención del espectador. Al usar texto deben
emplearse pequeños fragmentos, de preferencia de una línea, de frases u
oraciones que nos activen el recuerden y nos faciliten una exposición ordenada,
diáfana y fluida.
5. Descuidar el atractivo visual. En otra parte ya hemos dicho que la forma es
tan importante como el fondo y una presentación que cuide la estética junto con
el contenido es una presentación poderosa. Se deben usar imágenes y colores
consistentes, agradables y que estimulen la atención de la audiencia. Muy
importante que el tamaño del texto sea proporcional a la distancia de los
últimos asientos del auditorio. Se debe evitar sacrificar la legibilidad y
claridad por el uso excesivo de imágenes y colores.
6. Poco dinamismo y descuido del lenguaje corporal. Se debe evitar a toda costa el estancamiento
en una diapositiva, en un mismo lugar, en un mismo tono, en un mismo
espectador, etc. El lenguaje corporal transmite una enorme cantidad de
información y señales que contribuyen a reforzar una idea o aclarar algún
concepto. Por supuesto, también se debe evitar el uso descontrolado de gestos y
movimientos que sobrecarguen el contenido o desvíen la atención de la
audiencia. Prestar mucha atención como esconder las manos detrás del cuerpo,
meterlas en los bolsillos, cruzar los brazos, moverse en exceso de un lado a
otro, acercarse o alejarse mucho de las personas, etc.
7. Memorizar o leer. Se supone que quien realiza una presentación es conocedor del
contenido, por lo que expresar de memoria aspectos relevantes no sólo evidencia
nerviosismo e inseguridad, sino que impide el contacto visual y la oratoria se
convierte en un acto mecánico e inconexo.
8. Hablar rápido. Difícilmente se le puede seguir el hilo del discurso a una persona que
hable rápido o lento. O que hable en tono alto o bajo. Esto genera un
impresionante ruido y desestimula a muchos asistentes. Lo recomendable es usar
un tono y una velocidad acordes al escenario, al público presente y al tema en
cuestión. Un ritmo medio es la mejor opción.
9. No practicar lo suficiente o tener poco dominio. La mejor forma de realizar una
presentación coherente, provechosa y a tiempo, es tener el máximo dominio del
contenido. Esto produce una seguridad grande y facilita enormemente una
exposición ordenada y clara. Eso se logra con mucha práctica y, sobre todo, con
mucho trabajo intelectual disciplinado y honesto; quien haga su tarea domina su
campo de conocimiento.
Herramientas recomendadas para elaborar presentaciones
Se puede ser imaginativo y creador de complejos
y hermosos mundos imaginarios, pero hasta al mejor pintor le resultaría difícil
plasmar sus ideas sin lienzo, pinceles y pintura. Algo parecido sucede con
nosotros si no contamos con un programa que nos facilite el trabajo de verter
resultados y conclusiones en láminas sobre las que podamos organizar la
información y hacerla inteligible para la audiencia. Y aunque el programa
clásico es PowerPoint, en el campo de la tecnología existen buenas opciones en
línea de las que también podemos echar mano.
Veamos algunas herramientas en línea recopiladas
de varios artículos que hemos revisamos en la web:
- Libre Office Impress [https://es.libreoffice.org]
- Prezi [www.prezi.com]
- Slideonline [www.slideonline.com]
- Google Slides [www.google.com/slides/about]
- Emaze [www.emaze.com]
- Slid.es [www.slides.com]
- Genially [www.genial.ly]
- Slidehunter [www.slidehunter.com]
- Visme [www.visme.co]
- Zoho Show [www.zoho.com/docs/show.html]
- Ludus [www.ludus.one]
- Canva [www.canva.com]
- Microsoft SkyDrive (Office Web Apps) [www.skydrive.live.com]
De este listado hemos probado tres, pero a juzgar por lo
que hemos leído, todas ofrecen interesantes opciones. Y como puede que unas
sean más apropiadas que otras para los propósitos expositivos que se busquen,
lo recomendable es probarlas todas y así, llegado el momento, elegir aquella
que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Si conoces alguna otra herramienta que podamos incluir en
este listado, puedes indicarla más abajo en el campo de los comentarios.
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